Rewolucja dla firm w 2026 roku – VAT, KSeF, składki, przetargi. Sprawdź, co się zmienia i jak się przygotować!

W 2026 roku wchodzą w życie ważne zmiany dla przedsiębiorców. Nowe obowiązki związane z KSeF, wyższy limit zwolnienia z VAT, modyfikacje składki zdrowotnej oraz nowe zasady udziału w przetargach – to tylko część nadchodzącej rewolucji. Sprawdź, co się zmienia i jak przygotować firmę krok po kroku.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – od kiedy obowiązkowy i kogo obejmie?

Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla większości firm.

Kiedy wchodzi w życie KSeF?

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla firm z rocznymi przychodami powyżej 200 mln zł.

• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników VAT.

• Mikroprzedsiębiorcy z obrotem do 10 000 zł miesięcznie – częściowe zwolnienie do końca 2026 r.

Na czym polega zmiana?

Faktury będą wystawiane w systemie księgowym zintegrowanym z KSeF i będą trafiały do kontrahenta dopiero po nadaniu numeru przez KSeF. Koniec z PDF-ami i ręcznym przesyłaniem faktur.

Korzyści z KSeF

• Szybszy zwrot VAT – nawet w 40 dni.

• Brak obowiązku przechowywania faktur – archiwizacja po stronie MF.

• Mniejsze ryzyko błędów i kontroli – dane trafiają do urzędu automatycznie.

Jak się przygotować?

Upewnij się, że Twój program do fakturowania obsługuje KSeF. Wszystkie aplikacje firmy BinSoft, w tym mpFirma, są w pełni zintegrowane z systemem KSeF – bez klikania, nerwów i papierologii.

Zwolnienie z VAT do 240 000 zł – nowy limit od 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 r. roczny limit zwolnienia z VAT wzrośnie z 200 000 zł do 240 000 zł.

Kogo to dotyczy?

• Jednoosobowych działalności,

• Mikrofirm i freelancerów,

• E-sklepów o niewielkim obrocie,

• Lokalnych usługodawców (np. korepetytorów, rękodzielników),

• Firm, które nie przekroczyły limitu 240 000 zł w obecnym i poprzednim roku.

Co oznacza nowe zwolnienie?

Możliwość dalszego korzystania z uproszczonego rozliczenia bez deklaracji VAT. Mniej formalności – więcej czasu na prowadzenie biznesu.

Uwaga: Przekroczenie limitu nawet o 1 zł oznacza konieczność rejestracji do VAT i zmiany sposobu rozliczania.

Jak kontrolować limit?

Najlepiej z pomocą programu, który śledzi obrót i ostrzega o zbliżeniu się do progu. Aplikacje BinSoft, w tym mpFirma, oferują taką funkcję bez dodatkowej konfiguracji.

Składka zdrowotna dla przedsiębiorców – zmiany od 2026 roku

Od 2026 r. zmieniają się zasady naliczania składki zdrowotnej.

Kogo dotyczą zmiany?

• ok. 2,5 mln przedsiębiorców zapłaci mniej – głównie osoby na podatku liniowym i zasadach ogólnych,

• ok. 130 tys. ryczałtowców (zwłaszcza o wysokich przychodach) może zapłacić więcej.

Co się zmieni?

Nowy system składek ma być prostszy i bardziej przewidywalny, powiązany z realnym dochodem. To szansa na niższe składki w słabszych miesiącach i mniejsze obciążenia dla większości firm.

Jak się przygotować?

• Sprawdź, z jakiej formy opodatkowania korzystasz.

• Skonsultuj się z księgową.

• Śledź szczegóły – ZUS i MF mają ogłosić konkretne stawki jesienią.

Przetargi publiczne – nowe zasady udziału firm spoza Unii Europejskiej

Od 2026 r. zamawiający będą mogli wykluczać firmy spoza UE z udziału w przetargach publicznych.

Dlaczego ta zmiana?

Nowelizacja ma chronić polskich przedsiębiorców przed nieuczciwą konkurencją i zaniżaniem cen przez podmioty z krajów, które nie oferują wzajemnego dostępu do rynku zamówień.

Co się zmienia?

• Możliwość wykluczania firm spoza UE w przetargach i koncesjach.

• Większa szansa dla lokalnych wykonawców na zdobycie kontraktów.

Jak się przygotować?

• Sprawdź, czy bierzesz udział w zamówieniach objętych nowymi zasadami.

• Przygotuj aktualną dokumentację przetargową.

• Śledź wymagania formalne i kryteria oceny ofert.

Kontrola inwestycji zagranicznych – mechanizm przedłużony bezterminowo

Mechanizm kontroli zagranicznych przejęć polskich firm uznanych za strategiczne będzie obowiązywał na stałe.

Na czym polega ten mechanizm?

UOKiK może zablokować przejęcie polskiej firmy przez inwestora spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, jeśli uzna, że transakcja zagraża porządkowi publicznemu lub bezpieczeństwu.

Kogo dotyczy?

Firm działających w sektorach takich jak:

• energetyka,

• infrastruktura,

• IT i telekomunikacja,

• ochrona zdrowia,

• systemy płatnicze.

Co to oznacza?

Jeśli działasz w sektorze uznanym za strategiczny i rozważasz inwestora spoza UE, warto wcześniej skonsultować plan z prawnikiem. Dla pozostałych przedsiębiorców zmiana nie wiąże się z dodatkowymi obowiązkami.

Podsumowanie

2026 rok przyniesie firmom konkretne zmiany – od e-fakturowania przez nowe progi VAT, po zmienione zasady przetargów i składek. Warto przygotować się wcześniej i zadbać o narzędzia, które pomogą bezboleśnie przejść przez wszystkie nowości.

Jeśli chcesz pracować na oprogramowaniu gotowym na 2026 rok – sprawdź, jak działa aplikacja dla firm mpFirma!

Jak przygotować firmę do 2026 roku – 5 rzeczy, które warto zrobić już teraz