Nowy Ład - jakie funkcje powinno posiadać oprogramowanie do zarządzania firmą

Nowy Ład - jakie funkcje powinno posiadać oprogramowanie do zarządzania firmą

Nowy rok polskim przedsiębiorcom przyniósł Nowy Ład. Może w świetle tej informacji wato zrobić dla swojego biznesu coś dobrego i postawić na nowe oprogramowanie dla firm? Bez względu na to, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, małą firmę, średnie czy duże przedsiębiorstwo, potrzebujesz niezawodnego programu gotowego na zmiany w polskim prawie.

Jakie funkcje powinien zawierać program do kompleksowej obsługi firm?

Do najważniejszych funkcji oprogramowania dla firm należą:

  • Obsługa sprzedaży i zakupu -Prowadzenie magazynu
  • Przygotowanie ofert dla klientów
  • Realizacja zamówień
  • Budowa bazy kontrahentów i inne działania z zakresu CRM.

Systemy operacyjne, jakie obsługuje oprogramowanie dla firm

Najlepiej, jeśli Twoje oprogramowanie pozwala na pracę na systemach:

  • Windows
  • macOS
  • iOS.

Uwaga: Ważne, żeby osoby korzystające z różnych systemów operacyjnych mogły pracować w tym samym programie, współdzieląc firmowe dane.

Jakie czynności wykonasz w oprogramowaniu do kompleksowego zarządzania firmą?

Moduł sprzedaż i zakup

W zakresie obsługi sprzedaży i zakupu niezbędne są narzędzia umożliwiające:

  • Generowanie faktur różnego typu (faktura VAT, faktura RR, faktura zaliczkowa, faktura walutowa, korekta itp.)
  • Wystawianie rachunków, paragonów
  • Wprowadzanie faktur zakupowych
  • Prowadzenie sprzedaży detalicznej (w tym obsługa drukarek fiskalnych, także on-line oraz terminali płatniczych).

Moduł magazyn

W zakresie obsługi magazynu niezbędne są narzędzia umożliwiające:

  • Obsługę gospodarki magazynowej
  • Obsługę dowolnie wielu magazynów
  • Obsługę magazynów w dowolnej walucie
  • Obsługę dowolnie wielu cenników
  • Obsługę cenników w różnych walutach
  • Obsługę cenników sprzedaży, zakupu i dostawców
  • Wykonanie spisu z natury i inwentaryzacji

Uwaga: Jeśli prowadzisz wiele firm, każda może mieć oddzielne magazyny, ale Twoje firmy mogą też współdzielić magazyn. Podobnie, jeśli Twoja firma ma wiele oddziałów. Oddziały mogą mieć wspólny magazyn/ wspólne magazyny lub każdy oddział może mieć własny magazyn.

Rodzaje dokumentów magazynowych

Kluczowe jest, aby oprogramowanie pozwalało na obsługę najważniejszych dokumentów magazynowych. Należą do nich:

Dokumenty przyjęcia
  • Przyjęcie zewnętrzne (PZ)
  • Przyjęcie wewnętrzne (PW)
  • Bilans otwarcia (BL)
  • Zwrot wewnętrzny (ZW)
Dokumenty wydania:
  • Wydanie zewnętrzne (WZ)
  • Rozchód wewnętrzny (RW)
  • Protokół likwidacji (PL)
Dokumenty przesunięcia:
  • Przesunięcie międzymagazynowe (MM)

Moduł Kontrahenci

Funkcjonale oprogramowanie do prowadzenia firmy pozwoli Tobie podzielić kontrahentów zapisanych w Twojej firmowej bazie danych.

Typowy podział kontrahentów

Najczęściej kontrahentów można podzielić na następujące grupy: - Odbiorcy - Odbiorcy zagraniczni - Dostawcy Dobrze, jeśli dodatkowo można katalogować kontrahentów, np. dzieląc ich na kategorie. Wówczas dane w bazie zapisane są w przejrzysty sposób, co znacznie ułatwia codzienną pracę w programie.

Uwaga: Ważne, aby przy każdym z kontrahentów łatwo można było wprowadzić i odnaleźć: notatki z sekcji CRM, zgody zw. z RODO, np. na przetwarzanie danych osobowych, cenniki, sposób i termin płatności itp.

Moduł Zamówienia

W obsłudze zamówień przychodzących i wychodzących ważną rolę odgrywają integracje z firmami kurierskimi.

Najpopularniejsze integracje z firmami kurierskimi
  • Furgonetka
  • GLS
  • DPD
  • InPost
  • GService
  • Paczkomaty
Sposób generowania zamówień
Ręczne wprowadzanie zamówień do systemu

Każde zamówienie wychodzące i przychodzące można wprowadzić do oprogramowania, wpisując odpowiednie dane.

Import z platform zewnętrznych

Znacznym ułatwieniem obsługi zamówień jest ich import. Dzięki temu wszystkich danych nie trzeba wpisywać ręcznie. Platformy, z których import zamówień przychodzących jest najczęstszy, to:

  • eBay
  • Allegro
  • Amazon
Integracje ze sklepami internetowymi

Jeśli prowadzisz sprzedaż internetową, koniecznie sprawdź, czy oprogramowanie dla firm obsługuje integracje ze sklepami internetowymi. Najpopularniejsze sklepy, z którymi automatyczną integrację ma m.in. mpFirma to:

  • Allegro
  • e-Sklep
  • Magento
  • PrestaShop
  • Shoper
  • WooCommerce

Dowiedz się, jak rozszerzyć mpFirma o integrację z Twoim sklepem internetowym.

Uwaga: Jeśli jeszcze nie masz sklepu internetowego, a chciałbyś go otworzyć, dowiedz się, jakie są możliwości zarządzania sklepem internetowym z Twojego oprogramowania dla firm. Prowadzisz handel B2B? Sprawdź możliwości zarządzania panelem B2B wprost z mpFirma.

Moduł oferty

W kontekście obsługi ofert z oprogramowania dla przedsiębiorców najważniejsza jest możliwość tworzenia ofert wychodzących oraz możliwość wprowadzania do systemu ofert przychodzących.

Uwaga: Upewnij się, że Twoje oprogramowanie dla firm pozwala na indywidualny szablon generowanych w nim dokumentów lub dostosowanie wbudowanych szablonów do potrzeb Twojej firmy. Dotyczy to wszystkich dokumentów: ofert, faktur, zamówień itp. Dużym ułatwieniem w codziennej pracy jest generowanie innych dok z oferty, np. zamówienia, faktury, dokumentu magazynowego.

Moduł CRM

CRM służy do obsługi relacji z klientami i partnerami. Wybierając oprogramowanie dla firmy, postaw na takie, które ma wbudowane narzędzia z zakresu CRM. Dzięki temu nie będziesz musiał korzystać z kilku programów, co wiąże się z dużą oszczędnością czasu i pieniędzy.

Na jakie funkcje powinien mieć dobry CRM?
  • Planowanie zadań (wyświetlane w ich kalendarzu)
  • Przypomnienia w formie maila lub SMS-a
  • Możliwość zakładania tematów
  • Kontrolowanie historii kontaktów
  • Przeprowadzanie kampanii SMS-owych, mailingowych oraz telefonicznych
  • Przeprowadzanie kampanii reklamowych wprost z programu
  • Obsługa projektów.

UWAGA: Chcesz wysyłać wiadomości SMS wprost z Twojego programu do obsługi firmy? Sprawdź, czy Twój program ma integrację z Integrację z SMSAPI i SMSLabs.

Obsługa zadań

Wydawać by się mogło, że obsługa zadań w każdym CRM-ie wygląda dokładnie tak samo. Nic bardziej mylnego. Zwróć uwagę, czy oprogramowanie dla firm pozwoli Tobie:

  • Wyświetlać zaplanowane zadania w Twoim kalendarzu
  • Tworzyć zdarzenia
  • Przypisywać pracowników do zadań
  • Wymieniać informacje między pracownikami na tablicy przyporządkowanej zadaniu
  • Otrzymywać powiadomienia w formie SMS-a i/lub pop up-u (wyskakującego okienka) w programie.
Obsługa zdarzeń

Do zdarzeń zaliczamy: wykonany telefon, wysłany e-mail, spotkanie, notatkę itp.

Obsługa projektów

W obsłudze projektów najistotniejsze są:

  • Przejrzysty timeline (wykres) zakotwiczony w kalendarzu i pokazujący przebieg i zaawansowanie prowadzonych projektów
  • Możliwość przypisania do projektu użytkownika oprogramowania (lub pracownika, bo przecież nie każdy Twój pracownik musi być użytkownikiem programu do prowadzenia firmy)
  • Wprowadzania zadań dotyczących projektu
  • Rejestrowanie przeprowadzanych w ramach projektu kampanii
  • Podpinanie pod projekt generowanych podczas jego prowadzenia dokumentów sprzedaży, zakupu, magazynowych, ofert
  • Tablica, na której pracujący nad projektem mogą tworzyć swoje notatki.

To wszystkie najważniejsze funkcje, jakie powinien posiadać dobry i nowoczesny program do prowadzenia firmy. Do tego dołóż aktualizację dostępnych narzędzi do zmieniającego się w Polsce prawa. Szukasz rozwiązania dla swojej firmy? Nie masz czasu na analizę oprogramowania dostępnego na rynku? Obejrzyj krótkie video i poznaj program mpFirma – rozwiązanie stworzone i rozwijane z myślą o przedsiębiorcach działających na polskim (i nie tylko) rynku.

Udostępnij