mpFirma Online - zarządzaj serwisem efektywnie – od zgłoszenia do automatycznej komunikacji z klientem

Prowadzisz firmę serwisową? Codziennie mierzysz się z wyzwaniami, które pochłaniają Twój cenny czas - śledzenie statusu wielu zleceń jednocześnie, dokumentowanie każdego kroku naprawy (tworzenie rewersów i zarządzanie nimi), pilnowanie terminów, a do tego ciągła komunikacja z klientem... Brzmi znajomo? Jeśli czujesz, że powtarzalne zadania operacyjne odciągają Cię od tego, co najważniejsze – czyli rozwoju Twojego biznesu i zwiększania zysków – ten artykuł jest dla Ciebie. Kluczem do usprawnienia pracy serwisu jest automatyzacja procesów biznesowych! Być może myślisz, że wdrożenie automatyzacji jest drogie i skomplikowane? Mamy dobrą wiadomość - nasze rozwiązanie jest w zasięgu Twoich możliwości! W tym artykule pokażemy Ci, jak mpFirma Online – nowoczesna aplikacja do zarządzania firmą – dzięki modułowi Serwis i Naprawy pozwoli Ci w rozsądnej cenie i bez pomocy programisty uporządkować pracę, oszczędzić czas i poprawić obsługę klienta.

mpFirma Online - Twoje centrum zarządzania serwisem

Zapomnij o papierowym chaosie czy rozproszonych arkuszach kalkulacyjnych. mpFirma Online to kompleksowe narzędzie, które wspiera Cię na każdym etapie obsługi zlecenia serwisowego - od przyjęcia sprzętu po jego wydanie i zebranie informacji zwrotnej od klienta.

Dzięki modułowi Serwis i Naprawy zyskujesz m.in. możliwość:

• Budowania kompletnej bazy klientów i historii ich urządzeń - już nigdy nie będziesz szukać informacji o poprzednich naprawach!

• Efektywnego zarządzania zleceniami i rewersami – pełna dokumentacja w jednym miejscu

• Planowania przeglądów i wizyt serwisowych z możliwością przypisywania serwisantów do robót

• Szybkiego tworzenia wycen serwisowych do akceptacji przez klienta

• Automatyzacji komunikacji – potwierdzania terminów, wysyłania przypomnień i zbierania feedbacku.

Przejdźmy teraz do szczegółów i zobaczmy, jak te funkcje działają w praktyce i jakie konkretne korzyści przynoszą Twojej firmie.

Baza produktów i usług - kompletna historia Twoich urządzeń serwisowych

Prowadząc serwis, zarządzasz dziesiątkami, setkami, a nawet tysiącami różnych urządzeń. Jak szybko znaleźć informacje o konkretnym modelu? Jak sprawdzić historię napraw danego egzemplarza? Moduł Serwis i Naprawy w mpFirma Online rozwiązuje ten problem dzięki sekcji Produkty i usługi.

To tutaj budujesz centralną bazę danych wszystkich urządzeń, które przyjmujesz do serwisu. Zapomnij o szukaniu w notatkach czy starych plikach! Każde urządzenie dodane do systemu zyskuje swoją Kartotekę – cyfrowy paszport, w którym gromadzisz wszystkie kluczowe informacje. Co ważne, w tej kartotece odnotowuje się także historię właścicieli oraz od razu masz podgląd historii zgłoszeń serwisowych (szczegóły prac opiszesz w rewersach) oraz planowanych serwisów. Masz natychmiastowy dostęp do pełnej historii serwisowej danego egzemplarza, co jest nieocenione przy diagnostyce i planowaniu napraw.

Szybki dostęp i wygodne zarządzanie kartotekami urządzeń

Wiemy, że w serwisie liczy się każda sekunda. Dlatego widok bazy Produkty i usługi został zaprojektowany z myślą o Twojej wygodzie i efektywności:

• pełna konfigurowalność - możesz dostosować widok do swoich potrzeb – wybierając między listą a kafelkami, ukrywając/odkrywając kolumny i zmieniając ich kolejność; masz możliwość dodania zdjęć, co ułatwia wizualne rozpoznanie urządzenia

• zaawansowane filtrowanie i sortowanie - widok możesz filtrować po typie, statusie gwarancji czy dacie ważności przeglądu; jednocześnie widok możesz sortować, np. producencie czy właścicielu, co pozwoli Ci uporządkować listę według dowolnego kryterium

• błyskawiczna wyszukiwarka (także po numerze seryjnym!) - prawdziwa oszczędność czasu! Wystarczy wpisać fragment nazwy, producenta, a co kluczowe – numer seryjny urządzenia, a system natychmiast odnajdzie szukaną kartotekę wraz z całą jej historią

Z mpFirma Online zarządzanie bazą serwisowanych urządzeń staje się proste, a dostęp do potrzebnych informacji – natychmiastowy. To pierwszy krok do uporządkowania pracy i zwiększenia efektywności Twojego serwisu.

Obsługa zleceń serwisowych - uporządkowany proces od przyjęcia zlecenia do jego zakończenia

Moment, w którym klient zgłasza potrzebę naprawy lub przeglądu, to początek Twojej pracy. W mpFirma Online cały proces od przyjęcia zlecenia aż po jego rozliczenie i informację zwrotną jest intuicyjny, a wiele jego etapów możesz zautomatyzować.

Tworzenie zgłoszenia i rewersu - serce dokumentacji serwisu

Kiedy klient przynosi urządzenie, pierwszym krokiem w systemie jest utworzenie Zgłoszenia Serwisowego. Jeśli jedno zgłoszenie dotyczy kilku urządzeń (np. klient oddaje do naprawy 3 laptopy), w ramach tego samego zgłoszenia tworzysz oddzielny rewers dla każdego urządzenia. To właśnie w rewersie dokumentujesz wszystko, co dotyczy konkretnego egzemplarza - stan techniczny przy przyjęciu, planowane działania, użyte części i wykonane prace itp.

Automatyczne powiązanie z historią urządzenia

Jeśli tworzysz rewers dla urządzenia, które jest już w Twojej bazie danych, po prostu je wskazujesz. Jeśli to nowy sprzęt, wystarczy jedno Twoje kliknięcie, a system automatycznie utworzy kartotekę urządzenia. Co rewolucyjne – na podstawie numeru seryjnego mpFirma Online automatycznie powiąże nowe zgłoszenie i rewers z całą dotychczasową historią serwisową tego konkretnego urządzenia!

Dzięki temu podczas pracy nad zleceniem masz błyskawiczny dostęp do pełnej historii urządzenia - poprzednich napraw (Historia zgłoszeń), planowanych prac (Zaplanowane) czy zmian właścicieli (Właściciele). Możesz też łatwo dodawać załączniki, np. zdjęcia uszkodzenia, bezpośrednio w widoku urządzenia.

W ramach rewersu uzupełniasz kluczowe informacje dotyczące diagnostyki i przygotowujesz wycenę kosztów wykonania usługi w sekcji "Wycena". To moment, w którym często potrzebujesz akceptacji klienta, zanim przystąpisz do dalszych działań. Jak uzyskać ją szybko i sprawnie?

Udostępnianie zlecenia serwisowego klientowi - szybka akceptacja online

Zapomnij o wysyłaniu PDF-ów mailem i czekaniu na odpowiedź. mpFirma Online wprowadza innowacyjne rozwiązanie - możliwość udostępnienia Zgłoszenia Serwisowego klientowi za pomocą unikalnego, bezpiecznego linku.

Klient po otwarciu linku w przeglądarce widzi czytelne podsumowanie zlecenia. Może szczegółowo zapoznać się z rewersami (diagnostyką, proponowaną wyceną), a następnie natychmiast zareagować, klikając jeden z przycisków: Akceptuj, Przedłuż o tydzień lub Odrzuć.

Zgoda Klienta = Automatyczna Aktualizacja w Systemie!

Największą korzyścią tej funkcji jest automatyczna zmiana statusu zgłoszenia w Twoim systemie mpFirma Online w momencie, gdy klient kliknie odpowiedni przycisk! To ogromna oszczędność czasu, eliminująca potrzebę telefonicznego potwierdzania czy śledzenia maili. Ten proces to kluczowy element automatyzacji komunikacji na wczesnym etapie serwisu. Co więcej, wykorzystując system reguł, możesz zautomatyzować samą wysyłkę e-maili z linkiem do zgłoszenia do klienta, np. tuż po uzupełnieniu wyceny.

Automatyczna komunikacja po zakończeniu serwisu - profesjonalne zamknięcie zgłoszenia

Proces komunikacji z klientem nie kończy się na akceptacji i wykonaniu naprawy. mpFirma Online wspiera Cię również po zakończeniu prac, często w pełni automatycznie.

Automatyczne powiadomienia o statusie zlecenia

Gdy tylko zmienisz status zgłoszenia serwisowego na do odbioru, zrealizowane lub inny, system – dzięki ustawionym regułom – może automatycznie wysłać klientowi wiadomość e-mail z informacją o zakończeniu prac i gotowości sprzętu do odbioru. Treść tej wiadomości jest w pełni konfigurowalna i może zawierać wszystkie potrzebne dane ze zgłoszenia i rewersów.

Automatyczne ankiety satysfakcji - zbieraj cenne opinie bez wysiłku

Chcesz poznać opinię klienta o wykonanej usłudze? mpFirma Online umożliwia tworzenie ankiet satysfakcji. Po zamknięciu zgłoszenia (np. po zmianie statusu na Zakończone), system może automatycznie wysłać klientowi e-mail z linkiem do ankiety. Co ważne, ankiety tworzysz, wysyłasz i analizujesz bezpośrednio w mpFirma Online, nie potrzebując żadnych dodatkowych narzędzi! To prosty i skuteczny sposób na zbieranie feedbacku i budowanie pozytywnego wizerunku firmy.

Automatyzacja procesów związanych z płatnościami w serwisie - Twój czas i pieniądze pracują dla Ciebie!

Współczesny, efektywny serwis nie opiera się wyłącznie na naprawie urządzeń, lecz także na inteligentnym zarządzaniu procesami. Automatyzacja to klucz, który pozwala uwolnić Cię od rutynowych, powtarzalnych zadań, oszczędzając ogromne ilości czasu i, co za tym idzie, pieniędzy. Sercem automatyzacji w mpFirma Online jest potężny i elastyczny system reguł.

To dzięki niemu wiele czynności, które dziś wykonujesz ręcznie, może dziać się... samo! Ile godzin miesięcznie możesz odzyskać i przeznaczyć na rozwój firmy? Zobacz, jak mpFirma Online pozwala zautomatyzować kluczowe obszary działalności serwisowej:

Proaktywne zarządzanie klientem - automatyczne przypomnienia i powiadomienia

Zbuduj silne relacje z klientami i zadbaj o to, aby o Tobie pamiętali, jednocześnie oszczędzając czas na kontaktach!

Automatyczne przypomnienia o zbliżającym się przeglądzie

Automatyczne przypomnienia o zbliżającym się przeglądzie to doskonały sposób na generowanie powracających zleceń i budowanie lojalności klientów. mpFirma Online może automatycznie wysłać wiadomość (e-mail lub SMS) do klienta na jakiś czas przed sugerowanym terminem kolejnego przeglądu (np. 11 miesięcy po ostatnim przeglądzie). System bazuje na danych z kartoteki urządzenia i historii rewersów, więc wie, kiedy najlepiej się przypomnieć.

Co więcej, wysyłane wiadomości mogą zawierać linki do prostej strony WWW z interaktywnym przyciskiem, który umożliwi klientowi potwierdzenie daty przeglądu lub poproszenie o przypomnienie w innym terminie. Możesz zaplanować całą serię takich przypomnień wysyłanych w różnych odstępach czasu i z różną treścią.

Automatyczne przypomnienia o nadchodzącej wizycie

Zminimalizuj ryzyko, że klient zapomni o umówionym spotkaniu! mpFirma Online może automatycznie wysłać e-mail lub SMS z przypomnieniem na kilka dni przed planowaną wizytą serwisanta. Wiadomość może zawierać wszystkie kluczowe informacje - datę i godzinę serwisu oraz dane kontaktowe serwisanta. To proste, a znacząco poprawia efektywność realizacji zleceń serwisowych i buduje profesjonalny wizerunek Twojej firmy.

Automatyczna wysyłka faktur - koniec z ręcznym wysłaniem maili z każdą wystawioną fakturą!

Automatyzacja komunikacji finansowej to lepszy cash flow bez dodatkowego wysiłku. Pilnowanie płatności bywa czasochłonne i... niezręczne. Przenieś ciężar tej pracy na system i skup się na biznesie! Skonfiguruj regułę, a mpFirma Online automatycznie wyśle fakturę do klienta e-mailem (jako link lub załącznik PDF) od razu po jej zatwierdzeniu w systemie. Możesz ustawić, czy wysyłka ma odbywać się w tle, czy wymagać Twojej szybkiej akceptacji.

Pamiętaj, szablony tych automatycznych wiadomości są w pełni konfigurowalne, dzięki czemu Twoja komunikacja finansowa zawsze będzie profesjonalna i spójna z wizerunkiem firmy. Przygotujesz je łatwo, nawet bez specjalistycznej wiedzy z zakresu IT.

Inteligentne przypomnienia o płatnościach i miękka windykacja - popraw płynność finansową swojej firmy!

System Reguł pozwala na automatyczną wysyłkę wiadomości z przypomnieniem o zbliżającym się terminie płatności (np. 1 lub 3 dni wcześniej). Jeśli mimo to płatność się opóźni, mpFirma Online może automatycznie wysłać kolejne wiadomości przypominające o zaległych należnościach – to skuteczna i dyskretna forma miękkiej windykacji.

Dzięki tym automatyzacjom uwalniasz swoich pracowników (i siebie!) od żmudnych, manualnych zadań, a jednocześnie dbasz o profesjonalny wizerunek, lojalność klientów i terminowe wpływy na konto.

System reguł - podstawa automatyzacji w mpFirma Online

Wiele automatyzacji, które opisaliśmy – od udostępniania zleceń do akceptacji, przez przypomnienia o przeglądach, aż po automatyczną wysyłkę faktur – jest możliwych dzięki potężnemu i niezwykle elastycznemu systemowi reguł dostępnemu w mpFirma Online.

Jak działa ten inteligentny silnik Twojego serwisu? To proste! Pozwalana na zdefiniowanie konkretnych zdarzeń w systemie (np. zmiana statusu zgłoszenia/faktury, upływ określonego czasu przed/po dacie, dodanie rewersu) i przypisanie do nich automatycznych działań (np. wysłanie wiadomości e-mail lub SMS, zmiana innego statusu, utworzenie nowego dokumentu).

Największa korzyść? To Ty samodzielnie konfigurujesz te reguły, idealnie dopasowując je do procesów w Twojej firmie. Treść automatycznie wysyłanych wiadomości możesz spersonalizować – łatwo wstawisz do kluczowe dane ze zlecenia, rewersu czy faktury, korzystając z prostych znaczników. Masz pełną kontrolę nad tym, co i kiedy trafia do klienta.

mpFirma Online - pełna automatyzacja komunikacji serwisowej w jednym miejscu

Podsumowując, mpFirma Online to znacznie więcej niż tylko program do ewidencji zleceń. To kompleksowe centrum zarządzania serwisem, które dzięki zaawansowanym funkcjom automatyzacji komunikacji pozwala na:

• błyskawiczną akceptację wyceny i warunków przez klienta online

• automatyczne generowanie powracających zleceń dzięki przypomnieniom o przeglądach.

• redukcję nieobecności klientów dzięki przypomnieniom o serwisach i przeglądach

• usprawnienie procesów finansowych poprzez automatyczną wysyłkę faktur

• Poprawę cash flow dzięki inteligentnym przypomnieniom o płatnościach i miękkiej windykacji

• Ciągłe doskonalenie usług dzięki automatycznym ankietom satysfakcji.

Wszystko to dzieje się niemal bez Twojego udziału, uwalniając czas, zwiększając efektywność operacyjną i znacząco poprawiając profesjonalny wizerunek Twojej firmy. Efekt? Więcej zrealizowanych zleceń, zadowoleni klienci i szybszy rozwój Twojego biznesu.

Gotowy, by przenieść zarządzanie swoim serwisem na wyższy poziom i zacząć korzystać z potęgi automatyzacji?

Wypróbuj mpFirma Online za darmo i zautomatyzuj swój serwis!

Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ)