KSeF w mpFirma Online – jak włączyć i skonfigurować system krok po kroku?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych, tzw. e-Faktur. Od 2026 roku korzystanie z niej będzie obowiązkowe dla wszystkich firm – od dużych spółek po mikroprzedsiębiorców. W mpFirma Online integracja z KSeF jest prosta i szybka - system sam pobierze faktury kosztowe z KSeF, umożliwi wysyłkę faktur sprzedażowych oraz zadba o pełną zgodność z przepisami. Poniżej znajdziesz przejrzystą instrukcję konfiguracji KSeF w mpFirma Online.

Dostęp do ustawień KSeF w mpFirma Online

Aby włączyć integrację z KSeF, musisz mieć odpowiednie uprawnienia – zarządzać modułem może tylko użytkownik z rolą Administratora. To zabezpieczenie chroni przed nieautoryzowanymi zmianami i pozwala kontrolować, kto w firmie ma dostęp do faktur elektronicznych.

Ścieżka do ustawień: Menu użytkownika (Twoje imię i nazwisko) → Ustawienia → Moduły → Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Wszystkie opcje są szczegółowo opisane, więc nie musisz znać się na technikaliach – mpFirma Online przeprowadzi Cię przez cały proces krok po kroku.

Włączenie KSeF 2.0 w mpFirma Online

Od 2025 roku Ministerstwo Finansów wprowadza nową wersję systemu – KSeF 2.0, obsługującą schemę e-Faktury FA(3). To właśnie ten format stanie się obowiązkowy:

• od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm (z obrotem powyżej 200 mln zł rocznie)

• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT,

• od 1 lipca 2026 r. dla przedsiębiorców wykluczonych cyfrowo (ze sprzedażą poniżej 10 tys. zł miesięcznie).

Aby uruchomić KSeF 2.0 w mpFirma Online:

1. Wejdź w Menu użytkownika → Ustawienia → Moduły → Krajowy System e-Faktur (KSeF).
2. W sekcji Ustawienia aktywuj opcję KSeF 2.0.

3. Wskaż użytkowników odpowiedzialnych za:
   • pobieranie dokumentów (faktur kosztowych) z KSeF,
   • wysyłanie dokumentów (faktur sprzedażowych) do KSeF.
4. Wybierz wersję schemy. Dla KSeF 2.0 to schema FA(3).

Uruchomienie integracji z KSeF nie zakłóca codziennej pracy w Twoim programie mpFirma Online. To nowa funkcjonalność uzupełniająca narzędzia do obsługi sprzedaży i fakturowania. Szczegóły obsługi KSeF ustawisz z poziomu tego samego widoku.

Konfiguracja użytkownika w KSeF

Po włączeniu obsługi KSeF w aplikacji przejdź do ustawień KSeF dla użytkownika:

Menu użytkownika (Twoje imię i nazwisko) → Ustawienia → Konfiguracja użytkownika → Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Następnie uwierzytelnij się w KSeF, korzystając z jednej z dostępnych metod:

• podpisu kwalifikowanego,

• profilu zaufanego,

• pieczęci elektronicznej firmy.

W mpFirma Online możesz także wygenerować certyfikat KSeF, czyli klucz techniczny pozwalający na automatyczne połączenie z systemem Ministerstwa Finansów – bez potrzeby logowania. Dzięki niemu faktury mogą być wysyłane do KSeF i odbierane z KSeF nawet wtedy, gdy nie jesteś zalogowany w aplikacji. Certyfikat przydaje się również przy wystawianiu faktur offline.

Wysyłanie faktur do KSeF

Wysyłka faktury do KSeF w mpFirma Online odbywa się intuicyjnie. Po zakończeniu edycji dokumentu kliknij:

• KSeF → Wyślij teraz, a system zajmie się resztą.

Jeśli chcesz, możesz też oznaczyć dokument jako „Do wysyłki”:

• KSeF → Oznacz jako do wysłania.

Wówczas program sam prześle fakturę zgodnie z wybranymi przez Ciebie ustawieniami, np. po kilku minutach lub po zakończeniu dnia roboczego.

Testowanie KSeF w mpFirma Online

Zanim uruchomisz obsługę KSeF, warto sprawdzić, czy wszystko działa poprawnie. W mpFirma Online dostępne są dwa tryby testowe:

• Środowisko testowe – pozwala bezpiecznie przećwiczyć wysyłkę i odbiór faktur, bez skutków prawnych.

• Środowisko demo – umożliwia sprawdzenie poprawności logowania i uprawnień użytkowników.

Zaleca się rozpoczęcie pracy w trybie testowym lub demo, a dopiero po pomyślnych testach przejście do środowiska produkcyjnego.

Certyfikaty testowe

Jeśli korzystasz ze środowiska testowego KSeF w mpFirma Online, możesz wygenerować certyfikat testowy: Moduł KSeF → Narzędzia → Generowanie certyfikatów testowych

Dzięki temu sprawdzisz:

• poprawność uwierzytelnienia,

• komunikację z systemem KSeF,

• wysyłkę i odbiór faktur w trybie szkoleniowym.

Pamiętaj – certyfikat testowy działa wyłącznie w trybach testowym i demo. Nie można użyć go w środowisku produkcyjnym.

Podsumowanie

Integracja KSeF w mpFirma Online została zaprojektowana tak, aby każdy przedsiębiorca mógł z niej korzystać bez stresu i bez pomocy informatyka. Po jednorazowej konfiguracji:

• faktury sprzedażowe wysyłają się automatycznie lub wyślesz je ręcznie – zależnie od Twoich ustawień,

• faktury kosztowe są pobierane w tle,

• system dba o bezpieczeństwo połączenia i zgodność z aktualnymi wymogami Ministerstwa Finansów,

• ewentualne przerwy w działaniu KSeF nie powodują problemów – mpFirma Online wyśle faktury po przywróceniu połączenia.

Ty wystawiasz faktury, a mpFirma Online zajmuje się resztą.