Krajowy System e-Faktur – jak wdrożyć KSeF?

Krajowy System e-Faktur – jak wdrożyć KSeF?

Przedsiębiorco, wiedziałeś, że już teraz możesz generować ustrukturyzowane e-faktury i korzystać z KSeF? Chociaż na dzień dzisiejszy KSeF to zadanie z gwiazdką – dla chętnych, to od 2024 r. będzie obowiązkowe bez względu na rodzaj firmy i branżę. Nie czekaj na ostatnią chwilę. Sprawdź, jak działa KSeF i jak współpracuje z nim Twój program do faktur.

Na czym polega KSeF?

KSeF - Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny powołany i nadzorowany przez Ministerstwo Finansów. KSeF ma służyć przedsiębiorcom do wystawiania oraz odbierania faktur. Ma stanowić bazę wszystkich faktur wygenerowanych przez polskich przedsiębiorców.

Podkreślmy, że e-faktury obsługiwane przez KSeF to ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne w formie pliku XML, którego budowę ściśle określiło MF. Nie należy ich mylić z fakturami dziś funkcjonującymi w obiegu gospodarczym jako faktury elektroniczne. KSeF ma ułatwić kontrolę nad obrotem gospodarczym w kraju i pomóc w uszczelnianiu systemu VAT.

Czy KSeF jest obowiązkowy?

Polscy przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF od stycznia 2022 r. W tej chwili obsługa KSeF jest dobrowolna. Obligatoryjne korzystanie z e-Faktur i ministerialnego systemu KSeF planowane jest od stycznia 2024 r.

Jakie trudności dla przedsiębiorcy pociąga za sobą wdrożenie KSeF?

Wdrożenie obsługi e-faktur oraz KSeF jest wyzwaniem dla firmy – po pierwsze – technologicznym, po drugie – organizacyjnym. Do obsługi sprzedaży i zakupów w firmie należy wybrać rozwiązanie, które obsługuje e-faktury, pozwala na wysyłkę ustrukturyzowanych dokumentów do KSeF oraz pobranie z systemu naszych faktur kosztowych.

UWAGA: Dokumenty wysłane do KSeF są uznane za dostarczone do nadawcy. Pociąga to za sobą pewne konsekwencje. Po pierwsze to obowiązkiem płatnika jest pobranie wygenerowanej mu faktury z KSeF. Wystawca dokumentu nie musi przekazywać go kontrahentowi inną drogą, np. mejlem lub osobiście. Po drugie wygenerowane i wysłane do KSeF korekty nie wymagają potwierdzenia odbioru i akceptacji.

Oznacza to, że przedsiębiorca ma obowiązek pobrać z KSeF faktury, których jest adresatem.

Faktury sprzedażowe natomiast trzeba wystawiać z jeszcze większą uwagą. Poprawienie dokumentu wysłanego do KSeF nie jest możliwe. Konieczna jest faktura korygująca.

Jak wdrożyć obsługę KSeF w firmie?

Token KSeF – jak go uzyskać?

Do korzystania z KSeF niezbędny jest specjalny token autoryzacyjny. Aby go uzyskać, należy przejść na rządową stronę: bezpłatne narzędzia KSeF.

W tej chwili ministerstwo udostępnia trzy rodzaje bezpłatnych narzędzi KSeF:

  1. Wersja produkcyjna – niezbędna do obsługi KSeF w Twojej firmie
  2. Wersja przedprodukcyjna (Demo) – umożliwiająca testy obsługi KSeF (logowanie odbywa się na Twoich firmowych danych)
  3. Wersja testowa – umożliwiająca testy obsługi KSeF na danych fikcyjnych.

Jeśli używasz wersji przedprodukcyjnej lub testowej, nie wprowadzaj do bazy danych żadnych prawdziwych faktur.

Aby uzyskać swój token, należy (w zależności od potrzeb) wybrać jedno z powyższych narzędzi, np. wersję Demo, zalogować się oraz wygenerować swój token i skopiować go.

Obsługa KSeF w Twojej aplikacji do prowadzenia sprzedaży

mpFirma (zarówno w wersji desktopowej – na komputer, jak i online – działającej na smartfonie, tablecie i każdym innym urządzeniu z dostępem do Internetu) obsługuje KSeF. Wybierając program do faktur, należy upewnić się, czy jest on przygotowany do obsługi KSeF. Styczeń 2024 nie jest datą tak odległą, jeśli weźmiemy pod uwagę, że obsługa KSeF wymusi na nas zmianę sposobu myślenia o zarządzaniu sprzedażą w firmie.

Obsługa KSeF w aplikacji do wystawiania faktur online

Zaloguj się do mpFirma online, a następnie:

  1. Z menu użytkownika wybierz: Ustawienia.
  2. W sekcji Moduły znajdziemy: Krajowy System eFaktur (KSeF). Należy go wybrać. Po przeładowaniu widoku będziemy w oknie zarządzania ustawieniami KSeF.
  3. Zaznaczamy pole Obsługa KSeF oraz wpisujemy uzyskany na stronach ministerstwa Token autoryzacyjny. Dodatkowo możemy zaznaczyć następujące opcje:

    • Automatycznie oznaczaj faktury do wysłania w systemie KSeF w momencie ich zatwierdzania
    • Automatycznie importuj faktury otrzymane z systemu KSeF
  4. W sekcji Zaawansowane możemy wskazać serwer. Opcja ta pozwala nam na uruchomienie obsługi KSeF w swojej bazie danych – pracę w systemie lub na przetestowanie nowych narzędzi.

  5. Na końcu klikamy Zapisz.

KSeF – statusy dokumentów

W związku z uruchomieniem KSeF faktury w mpFirma Online zyskały nową pulę statusów:

  • Wysłany do KSeF
  • Potwierdzony
  • Niewysłany
  • Oczekiwanie na wysłanie
  • Nie powiodło się.

Uwaga: Dokumentów ze statusem KSeF: Wysłany do KSeF oraz KSeF: Potwierdzony nie można przywrócić do edycji.

Jak wysłać fakturę do KSeF?

mpFirma pozwala ręcznie uruchomić synchronizację z KSeF – wysyłkę i odbiór faktur.

Na liście wygenerowanych dokumentów handlowych należy zaznaczyć jakąś pozycję, a następnie wybrać: Wykonaj -> KSeF -> Oznacz do wysyłki. Spowoduje to zmianę statusu faktur na: Oczekiwanie na wysłanie. Teraz mamy dwie możliwości:

  1. Czekamy od kilku do kilkunastu minut na systemową synchronizację faktur i tym samym ich wysyłkę do KSeF.
  2. Z ww. menu wybieramy: Wykonaj -> KSeF -> Synchronizuj, aby wywołać natychmiastową synchronizację z KSeF.

Jeśli w ustawieniach firmy wybierzemy wskażemy, aby po zmianie statusu faktury na Zatwierdzony dokument był oznaczany jako Do wysyłki, dokumenty będą wysyłane do KSeF cyklicznie – zgodnie z systemową synchronizacją. Wysyłkę faktur do KSeF można przyśpieszyć, wybierając z ww. menu: Wykonaj -> KSeF -> Synchronizuj.

Czy można zmienić dane na fakturze wysłanej do KSeF?

Faktury ze statusem KSeF: Gotowe do wysłania można jeszcze cofnąć z kolejki. Faktur ze statusem KSeF: Wysłany nie można wycofać z systemu.

Skąd mam wiedzieć, że wysłana przeze mnie faktura została zapisana w KSeF?

Faktury, które zostały zaakceptowane przez KSeF, w mpFirma zmienią status z KSeF: Wysłany na KSeF: Potwierdzony. Dodatkowo każda faktura otrzyma numer KSeF, który można będzie sprawdzić w mpFirma po otwarciu widoku dokumentu.

Faktury zakupowe – jak pobrać faktury z KSeF?

Korzystanie z KSeF to nie tylko wysyłanie wygenerowanych faktur do rządowej bazy danych, lecz także import faktur, których jesteśmy płatnikiem. Dokumenty te będą znajdować się w mpFirma w sekcji Sprzedaż i zakup/ Import z KSeF/ Importowane.

Chociaż na pierwszy rzut oka obsługa KSeF wydaje się skomplikowana, nie musi taka być w praktyce. Podstawą będzie oprogramowanie do obsługi sprzedaży. Wówczas większość pracy, którą mielibyśmy wykonać, przerzucamy na aplikację. Poleganie na oprogramowaniu firmowym w kwestii obsługi KSeF jest ważne z jeszcze jednego powodu. Nie musimy śledzić zmian w KSeF ani polegać na bezpłatnych, rządowych narzędziach, które bardzo często są zawodne. Otrzymujemy gotowe, regularnie aktualizowane i funkcjonalne narzędzie, które ułatwi nam codzienną pracę.

Udostępnij