Krajowy System e-Faktur – jak się przygotować?

Krajowy System e-Faktur – jak się przygotować?

Przedsiębiorcy z całego świata walczą o klienta, rywalizując z konkurencją… Przedsiębiorcy w Polsce pracują głównie w defensywie, ale jak utrzymać gardę, kiedy jak nie Polski Ład, to podwyżka prądu, jak nie podwyżka prądu, to Krajowy System e-Faktur. „Uszczelniamy VAT!” – mówią, a co, poza dostarczaniem contentu twórcom memów robią?

Dlaczego Krajowy System e-Faktur jest ciosem w polskich przedsiębiorców?

Oprogramowanie do obsługi sprzedaży to standard w prawie każdej firmie. Wiele przedsiębiorstw korzysta z rozbudowanych rozwiązań z szeregiem integracji – w jednym programie obsługują fakturowanie, sekretariat, zamówienia, oferty, produkcję, reklamację, sprzedaż w sklepie internetowym, czy na popularnych platformach typu Allegro lub eBay. Jedni korzystają z gotowego, pudełkowego oprogramowania, inny mają unikatowy system stworzony specjalnie na nich. Bez względu na to, program trzeba będzie dostosować do obsługi KSeF.

Czy dostosowanie oprogramowania do KSeF będzie tanie?

To zależy. Dziś raczej należy się spodziewać podwyżki niż obniżki cen usług. Jednak bardziej zasadnym pytaniem jest:

Czy dostosowanie oprogramowanie do KSeF w ogóle będzie możliwe?

Tak, ale... Należy liczyć się z tym, że trzeba będzie zmodernizować lub zmienić program w firmie, a to wiąże się i z kosztami, i z koniecznością przeszkolenia pracowników, a być może także zmiany całego systemu obsługi faktur.

Pamiętaj, że integracja z KSeF musi dotyczyć dwóch aspektów. Generowane przez Ciebie faktury muszą być wysyłane do KSeF, a Twoje faktury kosztowe powinny wpływać do Twojego oprogramowania automatycznie.

Jeśli pracujesz w programach od BinSoft, jesteś w komfortowej sytuacji. Zostały one dostosowane do obsługi KSeF i przechodzą ostatnie testy.

Zautomatyzowałeś wysyłkę faktur do klientów? Czytaj dalej.

Wiele firm, np. sklepów internetowych, korzysta z automatycznego generowania faktur on-line. Nie są to dziesiątki faktur dziennie, lecz nawet setki czy tysiące. Jak się ma do tego KSeF? Otóż komplikuje cały proces. W teorii nie można wysłać faktury klientowi (np. faktury w PDF – dziś traktowanej jako faktura elektroniczna), dopóki nie zostanie wysłana i zaakceptowana w KSeF. Wystawiający fakturę musi otrzymać odpowiednie potwierdzenie. Jeśli najpierw wyślesz fakturę do klienta, a potem do KSeF, co zrobisz, jeśli KSeF odrzuci dokument? Nie wolno Tobie wprowadzać do obiegu dwóch faktur dotyczących jednej i tej samej transakcji. Gotowy na nowy proces obsługi sprzedaży?

Zdarzało Ci się zniszczyć (wycofać) fakturę, zamiast generować korektę? Już tak nie zrobisz

Czasami wydrukowałeś fakturę i jeszcze przez przekazaniem jej klientowi zauważyłeś drobny błąd. Bywało, że klient źle wypełnił formularz, Twój pracownik pomylił się podczas pracy nad dokumentem. Do tej pory można było taką fakturę zniszczyć i na jej miejsce wystawić poprawną bliźniaczkę lub edytować dokument. Kto ani razu nie zastosował tej praktyki, niech pierwszy rzuci kamień! Od 2023 do faktury wysłanej do KSeF trzeba będzie wygenerować korektę. Można pomylić się co do wyborów kopertowych, co do błędu w ilości towaru – już nie. Faktura wysłana do KSeF traktowana będzie jako dostarczona do odbiorcy.

Więcej niewiadomych niż przy sprawie respiratorów? Wyjaśniamy dalej!

Jak obejrzeć fakturę w XML?

Wiemy, że KSeF w tym roku jest dobrowolny, a w kolejnym już będzie obowiązkowy. Wiemy, że jeśli wystawimy klientowi fakturę w KSeF, nie będziemy musieli przekazywać mu jej w PDF czy wydrukowanej. Wystarczy XML. A jak klient ma obejrzeć dokument w XML? Wystarczy kolejna dawka szczepionki przeciw covidowi i będziemy odczytywać pliki XML? A może rząd stworzy specjalną aplikację na urządzenia mobilne? Zamiast paszportów covidowych – czytnik XML-a faktury. Są przecież rzeczy ważne i ważniejsze.

Strona, na której będzie można obejrzeć fakturę? Link do dokumentu dla nabywców bez NIP-u? To wciąż tylko pomysły, a internetowi oszuści już zacierają ręce. Odbiorca faktury będzie musiał zalogować się do jakiegoś programu / platformy (jeszcze nie wiem, co to będzie i kiedy powstanie) ministerstwa, aby tam zobaczyć dokument.

Jak dostosować oprogramowanie do KSeF?

Producenci oprogramowania muszą dostosować się do KSeF jeszcze w 2022 roku. (w teorii przedsiębiorcy już mogą z niego korzystać). Co za tym idzie, partner bądź dostawca korzystający z e-Faktury KSeF może wystawić nam dokument sprzedażowy bez konieczności powiadomienia nas o tym.

Co z szablonami faktur?

Wielu przedsiębiorców korzysta z indywidualnych szablonów faktur. Umieszcza na dokumencie swoje logo, znak wodny, czasami inne, dodatkowe informacje. Faktura jest nie tylko dokumentem handlowym, lecz także wizytówką firmy. Oczywiście, XML przewiduje możliwość dodania własnych pół na fakturze… ale jak one będą się wyświetlać? To już nie zależy od przedsiębiorcy. Jesteś fryzjerem? Prowadzisz warsztat samochodowy? Piekarnię? Nie wiesz i nie chcesz wiedzieć, czym jest XML? No cóż…

Start niczym pierwsza pensja po Polskim Ładzie?

Oprogramowanie do faktur będzie miało jedno dodatkowe pole do wypełnienia, aby wysłać fakturę do KSeF… Trzeba będzie posiadać token (kod), aby wysyłka dokumentu w programie była możliwa. Tylko, aby taki token wygenerować, trzeba będzie uwierzytelnić się w systemie – podpisem kwalifikowanym, podpisem elektronicznym, pieczęcią kwalifikowaną ewentualnie skanem siatkówki oka. To kolejna praca nie tylko dla producenta programu, lecz także użytkownika. Korzystanie z programów może okazać się trudniejsze i… droższe.

Mam podpis kwalifikowany, niczego się nie boję?

Właśnie nie do końca tak to działa. Sprawdź czy Twój podpis zawiera NIP firmy, a nie PESEL. Prowadzisz spółkę? Szykuj zawiadomienie do ZAW-FA.

Spokojnie, KSeF będzie obowiązywać dopiero za rok

Rok 2022 jest rokiem przejściowym. Możesz, ale nie musisz korzystać z KSeF. Od 2023 wszyscy przedsiębiorcy będą korzystać z KSeF obowiązkowo. Na dzień dzisiejszy nie ma mowy o żadnych etapach czy wcześniejszym przygotowaniu informatycznym. Legenda głosi, że aby nauczyć syna pływać, trzeba wyrzuć go z łódki na środku jeziora… Znasz ojca, który tak zrobił?

Nasi programiści BinSoft starają się by mimo integracji z KSeF obsługa programów nadal była jak najprostsza i jak najbardziej intuicyjna. Nie martw się. W najbliższych aktualizacjach będziesz miał okazję przekonać się, że obsługa KSeF nie jest taka straszna.

A inne wyzwania czekające na polskiego przedsiębiorcę?

No cóż… „Maryjo, Królowo Polski, módl się na za nami…” – przedsiębiorcami.

Udostępnij