Konfiguracja KSeF w mpFirma – instrukcja krok po kroku

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która od 2026 roku stanie się obowiązkowa dla wszystkich przedsiębiorców. mpFirma jest już w pełni przygotowana do pracy z KSeF – umożliwia wysyłanie faktur sprzedażowych, automatyczne pobieranie dokumentów kosztowych oraz bezpieczną komunikację z systemem MF. Poniżej znajdziesz praktyczny poradnik, który przeprowadzi Cię przez konfigurację KSeF w mpFirma krok po kroku. Bez zbędnej teorii i bez stresu.

Gdzie w mpFirma znajdują się ustawienia KSeF?

Aby korzystać z funkcji KSeF 2.0, upewnij się, że używasz najnowszej testowej wersji aplikacji mpFirma.

Wszystkie opcje związane z KSeF zostały zebrane w jednym miejscu. Dostęp do nich uzyskasz z poziomu:

Górne menu → Zarządzanie → Zarządzanie KSeF

W tym module możesz m.in.:

• uruchomić obsługę KSeF,

• wybrać odpowiednią wersję schemy KSeF,

• uwierzytelnić się w KSeF,

• wygenerować certyfikat KSeF oraz certyfikat offline.

Uprawnienia użytkowników w mpFirma

W mpFirma może pracować wielu użytkowników jednocześnie. W sekcji Opcje ogólne możesz określić, kto odpowiada za:

• pobieranie dokumentów z KSeF,

• sprawdzanie statusów i UPO,

• wysyłanie faktur,

• wysyłkę alternatywną.

Jeśli w ustawieniach Wysyłanie dokumentów wybierzesz opcję Każdy swoje, wówczas każda osoba wystawiająca fakturę będzie ją wysyłać do KSeF samodzielnie – pod warunkiem, że posiada odpowiednie uprawnienia.

Jeżeli część użytkowników nie ma dostępu do KSeF, w opcji Wysyłanie alternatywne możesz wskazać jedną osobę z uprawnieniami. To ona będzie odpowiadać za wysyłkę faktur przygotowanych przez pozostałych użytkowników.

Aktywacja KSeF 2.0 w mpFirma

Ministerstwo Finansów wprowadza nową wersję systemu – KSeF 2.0 opartą na aktualnej strukturze faktury FA(3). To właśnie ta wersja będzie obowiązkowa:

• od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm, czyli podmiotów,które w 2024 roku osiągnęły obrót przekraczający 200 mln zł
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców,
• od 1 stycznia 2027 r. dla przedsiębiorców tzw. "wykluczonych cyfrowo" - najmniejszych firm, których łączna miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10.000 zł.

Aby włączyć KSeF 2.0 w mpFirma:

1. Otwórz Zarządzanie → Zarządzanie KSeF.

2. W polu Obsługa KSeF wybierz KSeF 2.0.

3. W polu Wersja schemy ustaw e-Faktura FA(3).

4. Kliknij Zapisz i zamknij.

Od tej chwili moduł KSeF jest aktywny i gotowy do dalszej konfiguracji.

Włączenie KSeF nie zmienia dotychczasowego sposobu pracy w mpFirma. Twój program zyskuje dodatkowe możliwości.

Dlaczego schema FA(3) jest tak ważna?

Schema FA(3) to aktualny wzorzec e-Faktury wymagany do prawidłowej komunikacji z KSeF 2.0. Określa ona m.in.:

• jakie dane muszą znaleźć się na fakturze,

• w jakiej kolejności są zapisywane,

• w jakim formacie dokument trafia do systemu MF.

Dzięki temu mpFirma wie dokładnie, jak przygotować fakturę, aby została poprawnie przyjęta przez KSeF.

Uwierzytelnienie w KSeF bezpośrednio z mpFirma

Aby móc wysyłać i pobierać dokumenty, konieczne jest uwierzytelnienie, czyli potwierdzenie tożsamości w systemie KSeF.

W mpFirma wykonasz to bez wychodzenia z aplikacji:

1. Z menu Zarządzanie wybierz: Zarządzanie KSeF.
2. Przejdź do zakładki Uwierzytelnienie.
3. Kliknij Uwierzytelnij się.

Dostępne metody uwierzytelnienia:

• Profil Zaufany,

• podpis kwalifikowany,

• pieczęć firmowa.

Uwierzytelnienie potwierdza tożsamość użytkownika, natomiast certyfikat KSeF umożliwia mpFirma automatyczną komunikację z systemem – bez każdorazowego logowania.

Certyfikaty KSeF w mpFirma

Po zakończeniu uwierzytelnienia możesz wygenerować:

• certyfikat KSeF – do codziennej pracy,

• certyfikat offline – umożliwiający wystawianie faktur np. przy braku dostępu do internetu.

Dzięki certyfikatom mpFirma komunikuje się z KSeF w tle, bez angażowania użytkownika przy każdej operacji.

Wysyłanie faktur do KSeF

Po wystawieniu faktury w mpFirma możesz:

• wysłać ją do KSeF ręcznie jednym kliknięciem,

• oznaczyć dokument jako „do wysyłki” – program prześle go automatycznie.

Aplikacja regularnie sprawdza status połączenia z KSeF i samodzielnie realizuje wysyłkę lub odbiór dokumentów, również podczas pracy w tle.

Automatyczne pobieranie faktur kosztowych z KSeF

mpFirma umożliwia automatyczny import faktur kosztowych, m.in. za:

• media,

• paliwo,

• usługi telekomunikacyjne,

• zakupy od innych firm.

W ustawieniach określasz, kto odpowiada za import oraz jak często program ma sprawdzać dostępność nowych dokumentów.

Testowanie konfiguracji KSeF

Przed rozpoczęciem pracy na danych produkcyjnych warto skorzystać z trybów testowych:

• środowisko testowe – do nauki i sprawdzania działania,

• środowisko demo – weryfikujące poprawność uprawnień i uwierzytelnienia.

W module KSeF → Narzędzia możesz wygenerować certyfikaty przeznaczone wyłącznie do środowisk testowych.

Podsumowanie

Konfiguracja KSeF w mpFirma jest prosta i szybka. Wystarczy:

1. Aktywować KSeF 2.0.

2. Wybrać schemę FA(3).

3. Przeprowadzić uwierzytelnienie.

4. (Opcjonalnie) przetestować konfigurację.

Od tego momentu mpFirma:

• wysyła faktury sprzedażowe do KSeF,

• pobiera faktury kosztowe z KSeF,

• może komunikować się z KSeF automatycznie - w tle.

Ty zajmujesz się prowadzeniem firmy — resztą zajmuje się Twoja mpFirma.