Co zrobić, jeśli obsługa KSeF w mpFirma nie działa?

1 Obsługa KSeF nie działa — co sprawdzić w pierwszej kolejności?

2 Jak przesłać fakturę do KSeF?

3 Co oznacza kod odpowiedzi 200 w KSeF?

Kod 200 oznacza poprawną odpowiedź serwera. Jeśli mimo tego program nie wykonuje dalszych akcji, przyczyną jest błąd w konfiguracji.

• Upewnij się, że wybrano KSeF 2.0 ze schemą FA(3)
• Zweryfikuj środowisko → produkcyjne
• Sprawdź status uwierzytelnienia

4 „Upłynął czas logowania w KSeF" — co robić?

Dysponujesz ok. 5 minutami na podpisanie pliku init.xml. Miej gotowy profil zaufany lub certyfikat kwalifikowany przed kliknięciem „Uwierzytelnij się".

5 Faktura nie przechodzi walidacji KSeF

Zweryfikuj, czy:

• w numerach NIP (sprzedawcy, nabywcy i innych podmiotów) nie ma myślników
• dane adresowe są wypełnione prawidłowo (miejscowość, kod pocztowy, ulica)
• wskazano właściwy kraj nabywcy (przy fakturach zagranicznych)
• kwoty mają dokładność do 2 miejsc po przecinku
• faktura ma status: „Zatwierdzony"

Program informuje o niezgodności ze schemą FA(3) odpowiednim komunikatem. Mimo technicznego języka, komunikat wskazuje wprost, co wymaga korekty. Przywróć fakturę do edycji, popraw dane i zatwierdź ponownie.

6 Faktura z KSeF wygląda inaczej / tabela się rozjeżdża

Domyślnie faktury KSeF prezentowane są za pomocą transformaty MF. Jej układ jest poziomy i nie nadaje się do drukowania, choć zawiera komplet danych.

W bieżących wersjach programu udostępniliśmy szablon z pionowym układem strony, przygotowany pod wydruki. Szablon zmienisz z poziomu podglądu faktury — dolne menu „Opcje".

7 Brak kodu QR na fakturze z KSeF

Kody QR nie stanowią części pliku XML — pojawiają się dopiero po wysłaniu dokumentu do KSeF. Domyślna transformata ich nie uwzględnia. Przygotowaliśmy nowy szablon wydruku z kodami QR — zobacz pkt 6.

Dotyczy to faktur zaimportowanych z KSeF. Dla dokumentów wystawionych w programie stosowany jest dotychczasowy szablon z naniesionymi poprawkami. Jeśli kodów QR nie widać, sprawdź:

• czy nie korzystasz z własnego (edytowanego) szablonu — takie szablony nie aktualizują się automatycznie; zmień na domyślny lub zaktualizuj ręcznie.
• Kod QR 1 (dostęp do faktury) pojawia się po wysłaniu do KSeF lub utworzeniu faktury offline. Dokumenty w edycji, nieprzesłane do KSeF, nie mają tego kodu.
• Kod QR 2 (tylko faktury offline) nie pojawi się na dokumencie wysłanym do KSeF bez wcześniejszego trybu offline.

8 Błąd transportu HTTP (12175)

Błąd sygnalizuje problem z połączeniem z serwerem KSeF. Przyczyny mogą być następujące:

• Chwilowa niedostępność serwera MF
• Blokada ze strony antywirusa lub zapory sieciowej
• Problemy z łączem internetowym
• Nieaktualny lub niewspierany system operacyjny

Poczekaj chwilę i ponów próbę. Sprawdź konfigurację zapory sieciowej.

9 Odrzucona faktura — komunikat „nieprawidłowy XML"

Komunikat informuje, że dokument nie spełnił wymagań schemy KSeF FA(3). Postępuj zgodnie ze wskazówkami z → pkt 5: Faktura nie przechodzi walidacji KSeF.

10 Nie udaje się zaimportować faktur z KSeF

Gdy import faktur z KSeF nie działa, sprawdź po kolei:

• czy przypisano użytkownika uprawnionego do pobierania dokumentów z KSeF
• czy ten użytkownik uwierzytelnił się z poziomu programu
• czy wygenerował certyfikat (lub załadował certyfikat ze strony MF) i wskazał go w polu: „Automatyczne uwierzytelnienie"
• czy posiada uprawnienie do odbierania faktur — osoba z uprawnieniami pierwotnymi (ZAW-FA) zarządza uprawnieniami, ale nie odbiera dokumentów; musi je przydzielić (także sobie!)
• czy włączono opcję: „Importuj faktury zakupowe z KSeF" i ustawiono datę początkową

Aplikacja łączy się z KSeF cyklicznie — standardowo nie częściej niż raz na godzinę. Po weryfikacji ustawień poczekaj, nie zamykając programu.

Sprawdź logi: Zarządzanie → Logi systemowe — szukaj wpisów „Synchronizacja KSeF". Kliknij dwukrotnie, aby poznać szczegóły i ewentualne błędy.

11 Błąd „login.signedXml" przy uwierzytelnianiu

Spróbuj ponownie. Jeśli błąd się powtarza, sprawdź:

• czy plik signed podpisałeś tylko raz. Uwaga: nie wolno podpisywać go ponownie — pobierz nowy.
• czy cały proces nie zajął dłużej niż 5 minut — wyzwanie autoryzacyjne ma ograniczony czas ważności.
• czy NIP firmy nie zawiera myślników, spacji ani liter PL
• czy przełączono się ze środowiska testowego/demo na środowisko produkcyjne
• przy podpisie kwalifikowanym — czy użyto podpisu „otaczającego"; podpisy „zewnętrzne" nie są obsługiwane.

12 Data początkowa importu z KSeF przesuwa się samoczynnie

Samoczynne przesuwanie daty oznacza prawidłowe działanie. Program aktualizuje ją w miarę pobierania dokumentów — import odbywa się „w paczkach", więc osiągnięcie daty bieżącej może potrwać.

13 Informacja o niedopłacie po opłaceniu faktury z KSeF

Faktury w KSeF mogą nie uwzględniać dodatkowych opłat naliczanych przez wystawcę (np. rat za sprzęt, odsetek). To specyfika KSeF, nie błąd programu.

14 Kwoty na fakturze kosztowej nie zgadzają się z dokumentem z KSeF

Schema FA(3) zawiera wiele pól, których program nie ma w swojej strukturze. Poszczególne systemy księgowe mogą też różnie zaokrąglać (lub obcinać) kwoty.

Tworząc fakturę kosztową z dokumentu KSeF, program przelicza wartości własnymi algorytmami i uwzględnia tylko obsługiwane pola. Różnice mogą stąd wynikać. Stale pracujemy nad doskonaleniem tego procesu.

15 Uwierzytelnienie certyfikatem z aplikacji Ministerstwa Finansów

16 Komunikat „KEY IS BROKEN"

• Najczęściej przyczyną jest błędne hasło — sprawdź je dokładnie
• Jeśli hasło jest prawidłowe → wygeneruj nowy certyfikat w aplikacji MF

17 PAdES vs XAdES — jaki podpis wymaga KSeF?

• PAdES — obsługuje wyłącznie pliki PDF. Nie spełnia wymagań KSeF
• XAdES — format uniwersalny, wymagany przez KSeF. Podpis musi być wewnętrzny (otaczający)

18 Automatyczne uwierzytelnianie — jak uruchomić?

Samo wykonanie uwierzytelnienia nie aktywuje automatycznego łączenia z KSeF. W zakładce Użytkownik wskaż certyfikat w polu „Automatyczne uwierzytelnianie".

19 Faktury w trybie offline — jak tworzyć?

20 Import faktur zakupowych z KSeF

Ustawienia → Import z KSeF → włącz import faktur zakupowych → określ datę początkową.

Pobrane dokumenty znajdziesz w: Sprzedaż i zakup → Import KSeF. Na ich podstawie możesz utworzyć fakturę kosztową lub zakupową.

21 Data początkowa importu zmienia się automatycznie

Tak ma być. Program sam przesuwa datę, żeby nie sprawdzać ponownie zakresu, który już zaimportował.

22 KSeF dla spółki — wniosek ZAW-FA

1. Złóż wniosek ZAW-FA w urzędzie skarbowym
2. Nadaj uprawnienia kolejnym osobom — także sobie
3. Każda osoba uwierzytelnia się w standardowy sposób

23 Logi systemowe — gdzie je znaleźć?

Narzędzia → Logi systemowe → wybierz wpis → Raport zmian.

Nie znalazłeś rozwiązania?

W związku z wejściem KSeF w życie nasza infolinia jest obecnie bardzo obciążona — czas oczekiwania na połączenie jest znacznie wydłużony. Przepraszamy za utrudnienia.

Jeśli nie udało Ci się rozwiązać problemu, obejrzyj film instruktażowy — krok po kroku pokazuje konfigurację KSeF, uwierzytelnienie i wysyłkę faktur.

Jeśli nadal potrzebujesz pomocy — napisz do nas:

pomoc@binsoft.com.pl

W wiadomości koniecznie podaj:

• nazwę i wersję programu
• NIP swojej firmy
• zrzuty ekranu demonstrujące problem — najlepiej pełne, nie wycinki ekranu (jak zrobić zrzut →)
• pełną treść komunikatu błędu (lub jego zrzut ekranu)
• jeśli problem dotyczy konkretnej faktury — prześlij ją w formacie KSeF XML (zaznacz fakturę na liście, prawy przycisk myszy → KSeF → Zapisz do pliku)
• opis kroków, które wykonujesz